Dopo anni di “go digital” e “go agile” chi avrebbe potuto immaginare che il COVID-19 sarebbe stato l’acceleratore dell’innovazione alla quale abbiamo dedicato anni di convegni e tavole rotonde?
Certo suona un po’ cinico, tuttavia i fatti dimostrano che in meno di un mese dall’inizio dell’emergenza, abbiamo imparato ad adottare comportamenti che fino a ieri molti consideravano inadatti alla nostra cultura e ai nostri modelli di lavoro e che oggi – dove sono applicabili – sono gli unici in grado di sostenere la nostra operatività.
Facile? No. La virtualizzazione di incontri, riunioni e formazione non è un processo che si esaurisce con l’utilizzo di una piattaforma tecnologica. Le modalità con cui siamo abituati a relazionarci, comunicare e motivare gli altri sono nate e si sono sviluppate come relazioni dirette, supportate da meccanismi che si basano su ragioni biologiche prima ancora che psicologiche.
Virtualizzare un incontro senza considerare gli elementi che assicurano l’efficacia della comunicazione interpersonale e il coinvolgimento dei partecipanti significa ridurre immediatamente del 50% l’efficacia dell’evento.
Perché? Perché tutte le nostre relazioni si basano su processi di comunicazione che utilizzano contemporaneamente il linguaggio verbale, quello para-verbale e non verbale. Perché ognuno di noi cerca in ciò che vede la conferma di ciò che sente. Perché le dinamiche ambientali – e le relazioni sono fra queste – muovono meccanismi profondi, preposti a determinare comportamenti e scelte.
Tutti questi meccanismi interagiscono “naturalmente” in un contesto di relazioni dirette, ed è il risultato di questi processi a formare la nostra capacità di relazione con le Persone e il mondo. Ecco perché, quando questi stimoli mancano – come può accadere nella comunicazione e nelle relazioni mediate da un mezzo digitale – la nostra prima impressione è quella di vivere una situazione innaturale. Ci mancano i segnali, ci mancano le conferme, ci manca una parte importante delle chiavi di lettura e comprensione che generano la nostra stabilità e sicurezza.
Davanti a questa “confusione” una parte della nostra mente registra disagio e, in mancanza di dati stabili, segnala un potenziale pericolo, fosse anche quello prodotto dalla semplice paura di non essere all’altezza della situazione. Allora ci ritiriamo, diventiamo diffidenti e scontrosi, poco coinvolti.
Altro effetto collaterale di questa “innaturalezza” è che la nostra mente fatica a collegare il momento di relazione o comunicazione digitale alla quotidianità e alla realtà della vita. Quando questo accade le nostre riunioni diventano davvero “virtuali”, ma non più per la modalità in cui sono organizzate, bensì per l’assenza di coinvolgimento e di risultati.
In un momento come questo, nel quale la digitalizzazione è finalmente percepibile nel suo senso più positivo e utile, tutti abbiamo capito che non è possibile sottovalutarne l’impatto in termini di efficacia e coinvolgimento e tutti abbiamo i medesimi dubbi:
Saprò far capire alle mie Persone che creo un contatto digitale perché sono genuinamente interessato a loro e perché voglio stabilire un modello di nuova normalità e sostenibilità insieme con loro? Saprò far comprendere che considero la tecnologia uno strumento del quale mi voglio servire perché nessuno si trovi impossibilitato ad esprimere il proprio Talento e contributo? Saprò far comprendere che gli strumenti sono mezzi per creare la realtà che vogliamo, e crearla migliore di quella che abbiamo vissuto fino a ieri?
Si tratta di una straordinaria opportunità. Se non riuscirò a gestirla correrò il rischio che le mie Persone abbiano un buon motivo per vivere la tecnologia con diffidenza e freddezza. Se ci riuscirò avrò creato con loro un valore stabile e sostenibile, al quale tutti avremo contribuito dando una parte del meglio di noi.
Ecco allora alcuni brevi spunti di riflessioni e consigli per migliorare l’efficacia delle nostre riunioni digitali.
Come interagire
Identifica chiaramente il Perché della riunione
Ringrazia per la disponibilità e chiedi di mantenere l’usuale collaborazione «che sarà facilitata dal più alto focus proprio alla comunicazione digitale»
Presenta tutti gli intervenuti, spiega il motivo della loro partecipazione e il valore del loro contributo
Spiega le possibilità dello strumento che utilizzi
Spiega le regole di interazione durante la riunione
Ricorda chiaramente che «parlare tutti insieme» non è efficace
Avvia la riunione facendo il punto sullo stato di avanzamento del progetto e delega agli esperti/responsabili la trattazione dei punti specifici
Come comunicare
Se parli e/o sei inquadrato sei un attore in costante primo piano
Tutti cercheranno conferme a ciò che dici nelle tue espressioni
Se la linea non è stabile molte espressioni saranno «congelate» e lasciate in evidenza
Sii motivato in quello che dici e naturale nel dirlo
Chi non parla / non è inquadrato non trasmette feedback, quindi coinvolgi a turno tutti i presenti, evita che si chiedano «cosa ci faccio qui?»
Ricorda a tutti di non partecipare alla riunione mentre fanno altre cose: la comunicazione può essere virtuale ma la riunione e i suoi obiettivi no
Chiedi a tutti di parlare con chiarezza e chiudere i microfoni quando non parlano, riservando le domande a fine intervento (tu sollecita le domande)
Come assicurarsi l’ingaggio dei Partecipanti
Tono emotivo alto, soprattutto se la virtualità è imposta da necessità
Aumentare l‘empatia riduce la distanza
Aumentare l’empatia è contagioso
Fai sentire tutti importanti
Non aspettarti la perfezione e ridi delle imperfezioni, prima di tutto delle tue
Sottolinea che la virtualità «ci regala tempo del quale torniamo proprietari»
Il giorno dopo contatta tutti i Partecipanti per un feedback diretto e per suggerimenti; sottolinea che da quel momento possono chiamarti ogni volta che riterranno utile farlo
Come strutturare un supporto minimo ma efficace alle riunioni digitali
Organizza i documenti in un luogo sempre accessibile a tutti (es. Dropbox)
Organizza gli inviti usando uno strumento che crea eventi di calendario
Definisci un responsabile del verbale della riunione
Assicurati che i verbali siano resi disponibili possibilmente entro la fine della giornata della riunione e contengano:
gli obiettivi da raggiungere, correttamente e chiaramente definiti e misurati
la lista delle cose da decidere e fare
chi se ne deve occupare
entro quando
i recapiti dei Partecipanti
il riferimento alle policy utili [es. limiti e autorizzazioni, standard, riferimenti tecnici…]